CÓMO GESTIONAR LAS CARPETAS DE UNA MANERA EFICIENTE

Cómo gestionar las carpetas de una manera eficiente

A la hora de realizar copias de respaldo, copiar archivos o liberar espacio de disco, es cuando uno percibe la cantidad de archivos que se va acumulando en la PC. Archivos del sistema, del trabajo, personales y de ocio. Tener una consistente organización a la hora de nombrarlos y clasificarlos te facilita el trabajo. Pero es algo que hay que hacer expresamente, poniendo especial cuidado en ello.

Los nombres que elija para sus archivos y carpetas deben describir claramente que es lo que contienen. Lo apreciará mucho cuando tenga que encontrar un archivo o carpeta después de pasado un tiempo.

Existen diversas formas de organizar las carpetas en una empresa y eso depende de la actividad, tamaño y de la distribución interna de las tareas.

Si las personas que acceden a las carpetas, dedican mucho tiempo en encontrar los archivos debido a su mala organización, se produce la sensación de frustración y el sistema se percibe como algo negativo.

Recomendaciones Generales

Para crear una estructura organizada y eficiente deberíamos tener en cuenta algunas consideraciones:

• No crear estructuras de carpetas de más cuatro niveles. Las estructuras de carpetas con más niveles resultan tediosas y dificultan la búsqueda de archivos.
• No duplicar archivos. Un archivo siempre debe permanecer en su lugar y sólo duplicarse como copia de seguridad.  Los archivos duplicados, sólo deben ser aquellos que pensamos que no vamos a usar nunca más.  La carpeta o el  nombre el archivo debe indicarnos que este archivo no es de uso corriente.
• Imitar el orden de trabajo de nuestra organización. Si ya se dispone de algún tipo de organización de los archivos en papel, este debería determinar la organización de nuestras carpetas digitales.

• Determinar quién debe acceder a las carpetas.  Al igual que los archivos en papel, no todos los usuarios deben tener acceso a todas las carpetas. Es necesario que la empresa cuente con  carpetas privadas y otras compartidas, considerando el trabajo que desarrolla cada usuario que accede al sistema.

• Distinguir los archivos de uso inmediato de los antiguos. En la organización de las carpetas debemos distinguir qué archivos van a ser usados en un futuro inmediato y cuáles no. La solución es muy sencilla, basta con crear carpetas por períodos de tiempo.

Se proponen las siguientes formas para organizar las carpetas.

1) Organizar las carpetas según departamentos.

En toda organización existe una división de tareas, cada miembro del grupo está especializado y trabaja sobre una parte de los procesos de la empresa.

Se trata de construir la estructura de las carpetas en función de los departamentos de la empresa.

2) Organizar las carpetas según el flujo de trabajo.

Esta metodología consiste en identificar los flujos de trabajo en los procesos que realiza la empresa. Por ejemplo proceso de ventas en el cual se incluyen los Presupuestos, Presupuesto aceptados, Facturas, Reclamos entre otros.

3) Organizar las carpetas según el acceso de los usuarios.

Este método es muy utilizado por aquellas empresas o grupos de trabajo que organizan sus tareas en función de proyectos o servicios a clientes. De esta manera  la persona encargada de la gestión del proyecto o del servicio será la que tenga acceso a esta carpeta.